Missions
PÔLES D’INTERVENTION :
Assistant(e) marchés pôle Contact Management MOE
Assistant(e) marchés pôle Consultance marchés MOE et BTP
(selon l'expérience du candidat, possibilité de soutien administratif sur le pôle AMOA).
MISSIONS PRINCIPALES :
- Suivi administratif, comptable et règlementaire des chantiers en maîtrise d'oeuvre.
- Constitution de dossiers de réponses aux candidatures et offres en marchés de maîtrise d’oeuvre / BTP / TP.
- Selon l’expérience du candidat : Possibilité de mise en place de contrats de maîtrise d’oeuvre, Ordres de Services, marchés de travaux, FTM/avenants à partir de modèles.
- Gestion de l’espace collaboratif de mails et des tâches individuelles liées.
ACTIVITÉS ET TÂCHES :
Suivi administratif et comptable des chantiers pour le compte de maîtres d’oeuvres sur le logiciel de gestion de projet BIMoffice (exceptionnellement sur Excel dans certains cas). L’ensemble des tâches est encadré par la chef d’agence via des modèles, automatismes et des procédures intégrées au logiciel :
- Selon l’expérience du candidat : Établissement des Ordres de Services.
- Gestions et vérification arithmétique, administrative et comptable des décomptes mensuels des entreprises, des décomptes finaux des entreprises et établissement des états d’acomptes ou décomptes généraux.
- Calcul et gestion des avances.
- Calcul de pénalités de retard.
- Calcul de révision ou d’actualisation de prix.
- Diffusion des états d’acomptes
- Diffusion des décomptes généraux aux maîtres d'ouvrages, en vue de DGD, après validation par la chef d'agence.
- Etablissement des documents nécessaires à la levée de la Garantie de Parfait Achèvement.
- Etablissement des Procès-Verbaux des opérations de réception des travaux.
Sur certains dossiers, possibilité de suivi administratif et comptable de la facturation maîtrise d’oeuvre sur le logiciel de gestion de projet BIMoffice (exceptionnellement sur Excel). L’ensemble des tâches est encadré par le chef d’agence via des modèles, automatismes et des procédures intégrées au logiciel :
- Établissement de tableaux de facturation de co-traitants.
- Calcul de révision ou d’actualisation de prix.
- Établissement de notes d’honoraires.
- Gestion et diffusion de la facturation maîtrise d’oeuvre.
Montage de dossiers commerciaux, sur Pack Office ou iWork. L’ensemble des dossiers est à réaliser à partir du dossier type modèle mis en place et de la procédure prédéfinis par la chef d’agence :
- Constitution, pour le compte des clients en maîtrise d’oeuvre ou BTP, de dossiers de réponses à candidatures et offres en marchés publics principalement (hors partie technique et chiffrage réalisés par le client, hors répartition des honoraires réalisée par la chef d'agence).
Gestion des mails :
- Gestion des mails et tâches liées, puis archivage via l’espace collaboratif de projets BIMoffice.
Selon l’expérience du candidat, d’autres tâches de gestion administrative de projets pour le compte de maîtres d’oeuvres et d’assistance liée aux réponses à candidatures et offres en marchés publics pourront être mises en place.
LOGICIELS À UTILISER :
- BIMoffice pour toute la gestion administrative, comptable et la gestion de tous les projets / chantiers (formation interne indispensable / remise à niveau prévue pour les utilisateurs de BIMoffice).
- Chorus Pro.
- Pack office : Word, Excel, Powerpoint.
- Suite iWork de Mac : Pages, Numbers (formation interne si nécessaire).
- Plateformes collaboratives de projets.
- Plateformes marchés publics (AWS, Achats Publics...).
Compétences requises
Niveau d’études :
Bac + 2 assistant de gestion / gestion de projets / Droit.
Connaissances requises :
Comprendre et connaitre certaines clauses des CCAG publics (travaux, MOE) et du CCAG privé, du Code de la Commande Publique, comprendre les CCAP.
Bonnes connaissances en comptabilité travaux.
Bonnes connaissances en facturation d'agence.
Pack office : Très bon niveau.
Chorus Pro : bon niveau.
La connaissance de Mac, de la suite iWork et de BIMoffice est un plus.
Expérience exigée
Expérience minimum de 5 dans un poste similaire.
Qualités requises
Organisation, autonomie, dynamisme, bonne maîtrise des outils informatiques.
Une formation interne continue réalisée par la chef d'agence est envisageable sur :
. BIMoffice : y compris débutants.
. Suite iWorks (Mac) : y compris débutants.
. Chorus Pro : approfondissement de connaissances.
. Plateformes marchés publics : approfondissement de connaissances.
. Règlementation (CCP, CCAG, CCAP) : approfondissement de connaissances.
. Procédures des marchés : approfondissement de connaissances..
A propos de nous...
ON Assist, créée en 2017 par Nathalie Osiowski, propose des services d'assistance et de conseils dédiés aux acteurs du bâtiment et de l'architecture, avec un management administratif, financier et règlementaire de projets, et ce, des consultations de marchés jusqu'à la fin de GPA.
Les services proposés : AMO administratif, financier et réglementaire,
Contract management
MOE, Consultance marchés, Conseils / formations métier et sur le logiciel BIMoffice.
ON Assist intervient à ce jour auprès de différents professionnels de la construction sur un secteur national et principalement dans la Drôme : Maîtres d’Ouvrages publiques (collectivités, enseignement, bailleurs sociaux), Maîtres d’Oeuvres (Architectes, Bureaux d’Etudes VRD / fluides / thermiques), contractants généraux, entrepreneurs du BTP / infra.
Vous travaillerez au sein d'une équipe de 3 personnes, dont Nathalie Osiowski chef d'agence (AMOA, Contract manager, Consultante marchés, Formatrice) et une assistante marchés en free-lance / distanciel.
Nos locaux sont remis à neufs, spacieux et agréables ; avec toutes les commodités.
Vous travaillerez avec du matériel neuf et des logiciels mis à jour régulièrement.
"CV à envoyer par mail."