A

Phase Montage

• Assistance administrative à l'analyse et à la synthèse des études préalables déjà réalisées au démarrage de la mission ;

• Assistance et accompagnement à la synthèse financière et temporelle de l’opération ;

• Elaboration du planning global prévisionnel ;

• Assistance et accompagnement à la définition de l’ensemble des acteurs et choix des procédures, établissement des cahiers des charges administratifs.

B

Phase Mise en place des prestataires intellectuels

• Assistance et conseils vis-vis des procédures réglementaires de consultation, de négociation et de passation de marchés ;

• Rédaction des pièces contractuelles du DCE pour les consultations relatives à la maîtrise d'oeuvre, OPC, CTC, CSPS, étude géothermique, test étanchéité à l'air et autres ;

• Gestion de la plateforme dématérialisée (mise en ligne du DCE, collecte des offres, questions / réponses) ;

• Analyse des candidatures et des offres : aptitude à exercer, capacité économique et financière, capacités techniques et professionnelles, régularité de l'offre, pièces manquantes ou incohérence administrative, dont actualisation du rapport suite à une éventuelle régularisation des offres irrégulières ou négociation ;

• Rédaction des courriers des attributaires et des non retenus ;

• Gestion de la plateforme dématérialisée (diffusion des courriers attributaires et non retenus via la plateforme) ;

• Assistance pour la passation des marchés : montage du dossier marché, demande des pièces complémentaires nécessaires ;

• Assistance pour la passation des marchés : Gestion de la plateforme dématérialisée sous réserve d'un accès AMO dédié sur la plateforme (notification des marchés aux entreprises, suivi complet des signatures, transmission du dossier final pour classement et archivage).

C

Phase Suivi des études

Assistance au suivi :

• Assistance à la mise en place de la planification de l’opération et de son suivi :​ 

1.  Ordre du jour des réunions et convocation​,

2.  Rédaction des comptes-rendus de réunion et diffusion,

3.  Assistance contrôle et suivi de la conformité des études à la commande, du respect de l’enveloppe budgétaire et du calendrier.

• Assistance pour le suivi des dossiers de financements (CPER, CEE...) : assistance au montage du dossier, transmission d’un bilan financier prévisionnel et d’un échéancier des dépenses sur demande des financeurs ;

• Mise à jour régulière du planning global de l’opération ;

• Assistance administrative et financière à la gestion des marchés : de maîtrise d’œuvre, contrôle technique et coordination SPS : vérification des acomptes, établissement des certificats de paiement (y compris calcul de revalorisation de prix), rédaction et diffusion des OS de démarrage de phase et des avenants au marchés des prestataires de maîtrise d'oeuvre (notamment avenant en fin de phase APD).

Assistance à la mise en place des marchés de travaux :

• Assistance et conseils vis-vis des procédures réglementaires de consultation, de négociation et de passation de marchés ;

• Rédaction des pièces contractuelles du DCE des marchés de travaux (trame de l'annonce, trame d'AE, RC, CCAP, trame de mémoire technique), collecte du DCE de la maîtrise d'oeuvre et des pièces des autres intervenants du projet ;

• Gestion de la plateforme dématérialisée (mise en ligne du DCE, collecte des offres, questions / réponses) ;

• Analyse administrative et juridique des candidatures et des offres : aptitude à exercer, capacité économique et financière, capacités techniques et professionnelles, pièces manquantes dans l'offre ou incohérence administrative, dont actualisation du rapport suite à une éventuelle régularisation des candidatures irrégulières (l'analyse des offres et des mémoires techniques est réalisée par la maîtrise d'oeuvre) ;

• Rédaction des courriers des attributaires et des non retenus ;

• Gestion de la plateforme dématérialisée (diffusion des courriers attributaires et non retenus via la plateforme) ;

• Assistance pour la passation des marchés : montage du dossier marché, demande des pièces complémentaires nécessaires ;

• Assistance pour la passation des marchés : Gestion de la plateforme dématérialisée (notification des marchés aux entreprises, suivi complet des signatures, transmission du dossier final pour classement et archivage).

D

Phase Suivi des travaux et réception

Assistance pour l'exécution des travaux :

• Suivi des Ordres de Services établis par le maître d'oeuvre ;

• Vérification du respect des délais contractuels, information du maître d'ouvrage sur les délais règlementaires ;

• Actualisation mensuelle du bilan d’opération en phase travaux ;

• Suivi des projets de décomptes mensuels des entrepreneurs et des états d'acomptes établis par le maître d'oeuvre : gestion, vérification arithmétique/contractuelle et réglementaire, calcul de la revalorisation des prix / pénalités, établissement des certificats de paiement, lien avec la trésorerie ;

• Rédaction des avenants aux marchés de travaux (après réception du rapport/FTM du maître d'oeuvre), notification aux entreprises et suivi des signatures ;

• Assistance à la gestion de l'agrément des sous-traitants des marchés de travaux ;

• Coordination administrative et diffusion des documents aux intervenants ;

• Rédaction et diffusion des CR chantier Maîtrise d'ouvrage.

​Assistance pour la réception travaux :

• Assistance lors des OPR, suivi des PV émis par le maître d'oeuvre et établissement des décisions de réception par le maître de l’ouvrage :  : suivi, notification des décisions aux entrepreneurs ;

• Assistance pour le suivi dans les levées des réserves proposées par le maître d'oeuvre et les décisions de levée des réserves du maître d'ouvrage : suivi, notification des décisions aux entrepreneurs ;

• Suivi des projets de décomptes finaux des entrepreneurs et des projet de décomptes généraux établis par le maître d'oeuvre : gestion, vérification arithmétique/contractuelle et réglementaire, calcul de la revalorisation des prix / pénalités, établissement des Décomptes Généraux Définitifs, notification aux entrepreneurs, gestion des signatures/validations et des mémoires de réclamation, lien avec la trésorerie ;

• Suivi de l’établissement et transmission des D.O.E. par le maître d'oeuvre ;

• Assistance pour le solde des dossiers de demandes de financements (CPER, CEE...) : transmission des DGD, transmission d’un état des dépenses, d’un bilan financier prévisionnel et d’un échéancier des dépenses restant à intervenir ;

• Assistance et conseils vis-vis des procédures réglementaires et des mesures coercitives chantier et levée de réserves.

E

Phase Parfait achèvement

• Gestion des désordres et garanties de construction ;

• Libération de GPA ;

• Assistance au solde financier du marché de maîtrise d'oeuvre : vérification du Décompte Général, établissement du Décompte Général et Définitif du marché de maîtrise d'oeuvre (y compris calcul de revalorisation de prix) ;

• Assistance et conseils vis-vis des procédures réglementaires et des mesures coercitives levée de GPA, réclamations et courriers précontencieux.